Главная - ДТП - Порядок передачи дел по личному составу в архив

Порядок передачи дел по личному составу в архив


Порядок передачи дел по личному составу в архив

Порядок передачи документов в архив организации.


Готовится два экземпляра описи. В конце каждого экземпляра указывается количество фактически принятых дел, дата приема-передачи, а также проставляются подписи сотрудника архива и ответственного лица структурного подразделения, передавшего дела.

Номера описям подразделений присваивает архив организации. На обложках дел мягким черным графитным карандашом проставляют номера дел (томов, частей) по описи.

Каждой описи присваивается свой номер, например: опись № 1 л/с (л/с — документы по личному составу); затем указывается заголовок описи, который раскрывает состав и содержание дел, включенных в опись. Если принимаются особо ценные дела, то проверяется количество листов в делах. Работники кадровой службы должны увязать дела в связки и доставить их в архив организации.

Одновременно с делами в архив передаются регистрационные картотеки на документы, наименование которых также должно быть включено в опись.

Порядок передачи дел в архив

При сдаче дел на государственное хранение организация представляет в государственный архив: • отношение на имя руководства государственного архива с указанием названия организации, общего количества дел и крайних дат документов; • описи в трех экземплярах, утвержденные ЭПК архивного отдела; • историческую справку организации, если дела сдаются на государственное хранение впервые; • справку о неполной сохранности документов (если какие-либо дела утрачены). Затем дела шифруются. Шифровка включает в себя указание на обложке дела номера фонда, номера описи, номера дела.

Сверенные с описью и зашифрованные дела увязывают в ар­хивные связки.

Сдача дел оформляется актом. Организация-сдатчик и государственный архив расписываются на всех экзем­плярах описей и акта сдачи документов. Два экземпляра описи и один экземпляр акта остаются в го­сударственном архиве, третий экземпляр описи и второй экзем­пляр акта возвращаются организации и хранятся постоянно в делопроизводственной службе.

Составляем описи дел

Любая опись содержит перечень дел и предназначена для их учета и раскрытия содержания, чтобы в дальнейшем ее можно было использовать в справочных целях и в целях оперативного поиска документов. К сведению. Порядок составления и оформления описей дел регламентирован Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее – Основные правила).Следует учитывать, что для организаций – источников комплектования государственного или муниципального архива Основные правила являются нормативным документом, положения которого обязательны для применения в работе.

Все остальные организации могут использовать его в качестве справочного пособия. Давайте рассмотрим порядок составления и оформления описи дел, передаваемых в архив организации. Но сначала остановимся подробнее на непосредственной организации работ по передаче документов в архив.

Подготовка дел службы кадров к передаче в архив организации

В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов, а также документы, подлежащие возврату. Формирование дел в службе кадров осуществляется под непосредственным методическим руководством архива организации (при его наличии) и службы делопроизводства организации.

При формировании дел по кадрам необходимо соблюдать следующие основные требования: документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела; включать в дело по одному экземпляру каждого документа; каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов; группировать в дело документы одного календарного года; исключения составляют переходящие дела и личные дела,

Тема 11. Подготовка дел к передаче и порядок передачи дел в архив для дальнейшего хранения

(Схема № 21). Схема № 21 Экспертиза ценности документов

Экспертизу ценности документов проводят на основе нормативно-методических документов, разработанных Государственной Архивной службой России.

Перечислим эти документы: 1. Основы Законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах от 07.07.1993 № 5341-1; 2.

Примерное положение о Центральной экспертной комиссии (ЦЭК) Министерства, ведомства Российской Федерации.

Перечень типовых документов, образующихся в деятельности Госкомитетов, Министерств, ведомств и

Отличный секретарь

При этом никто не знает, как это нужно делать.

Утверждено приказом Росархива от 17.03.1998 № 19; 3. Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии организации. Утверждено приказом Росархива от 19.01.1995 № 2; 4. Основные правила работы ведомственных архивов. Утвержден приказом Главархива СССР от 05.09.1985 № 263; 5.
Обычно работников архива не много, и, если они начнут сами правильно оформлять дела, а потом сами же их и принимать, то процедура затянется на долгие годы.

Работники же заниматься оформлением не желают. Так кто прав? Определяющий нормативный документ в процессе создания архива предприятия и также в дальнейшей работе этого архива–Основныеправила работы архивов организаций, одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002. В соответствии с этими правилами и утверждаются внутренние нормативные документы компании.
Речь идет о номенклатуре дел, положении об архиве, правилах передачи дел в архив и других документах.

Как грамотно осуществить сдачу документов в архив организации подробно приведено в п.3.7.25 Основных правил: 3.7.25. Порядок передачи документов в архив организации. Дела постоянного и долговременного хранения, включая документы по личному составу, передаются в архив организации не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.

Порядок формирования, подготовки и передачи дел в архив

Формирование дел осуществляется под непосредственным методическим руководством архива организации.

1.1.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования: — подшивать в дело только зарегистрированные, исполненные и оформленные документы в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.
Требования к оформлению документов» и других нормативных актов по делопроизводству; — включать в дело документы, соответствующие по своему заголовку номенклатуре дел с учетом содержания, разновидности и срока хранения; — группировать в дело законченные делопроизводством документы одного календарного года, за исключением переходящих дел и личных дел, которые формируются в течение всего периода работы специалиста в организации; — документы постоянного и временного сроков хранения

Инструкция по подготовке и передаче документов в архив

Рассматриваемая инструкция проходит обычный путь локального нормативного акта: работник архива разрабатывает ее проект, который согласуется с заинтересованными должностными лицами и утверждается руководителем организации.

Все структурные подразделения должны получить копию инструкции. Приведем образец инструкции по подготовке и передаче документов в архив обычной негосударственной организации. После примера прокомментируем положения инструкции, касающиеся вопросов приема в архив документов с небольшими сроками хранения, а также хранения и уничтожения электронных документов.

Общество с ограниченной ответственностью «Альтаир» (ООО «Альтаир») ИНСТРУКЦИЯ 26.12.2014 № 1 Москва УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ООО «Альтаир» Рыбаков Н.С. Рыбаков 26.12.2014 по подготовке и передаче документов в архив

  • Общие положения
  • Подготовка дел к передаче в архив ООО «Альтаир» (далее — Общество) включает в себя работу по проведению экспертизы ценности документов, оформлению дел, составлению сдаточных описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел.

21. Порядок передачи дел в архив учреждения.

При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется их отбор для постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив; отбор дел с документами с временными сроками хранения и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел организации правильность определения сроков хранения дел.

Дела постоянного или долговременного (свыше 10 лет) хранения, конфиденциальные, секретные, а также дела по личному составу должны быть полностью оформлены и подготовлены к архивному хранению.

Они должны быть обязательно дополнительно оформлены и описаны в унифицированных учетных архивных формах.