Главная - Социальное страхование - Смотреть мастер классделопроизводство прошивка документов и опечатывание

Смотреть мастер классделопроизводство прошивка документов и опечатывание


Смотреть мастер классделопроизводство прошивка документов и опечатывание

Оглавление:

Как правильно прошить и пронумеровать документы по ГОСТу — фото пошагово и образец


Регулярно в папку приходиться подшивать все бухгалтерские и кассовые документы, поскольку многие из них сдаются в архив. Для ежедневных кассовых отчетов применяется временная фиксация на уголок. Например, отчетность, сдаваемая в ПФР, обязательно должна быть прошита.

Подобным образом готовятся различные виды документов для госорганов, ИФНС и внебюджетных фондов.

На сегодня правила по прошиванию разного рода документации не разработаны.

Примите к сведению: в 2013 году из Методических рекомендаций исключен пункт о необходимости сшивания отчетности для налоговой. Теперь налогоплательщики могут выбирать сдавать отчеты в скрепленном или прошитом виде.

Как правильно сшивать и нумеровать документы в делопроизводстве: способы, правила ГОСТ.

Однако, есть несколько требований определенных инстанций, которыми регламентируется порядок прошивки определенных документов. Так, в ГОСТе Р 7.0.8-2013 и Методических рекомендациях, утвержденных Росархивом, можно найти, как выполнять прошивку бумаг формата А4.
Как правильно прошить, прошнуровать и пронумеровать документ для налоговой, архива, журнал, тетрадь учета, договор, папку с документами: образец

Конечно, первое, что приходит на ум, это клей или степлер.

  • Как же быть, если свода правил и образцов нет, а сшивать бумаги как получается, а не так, как положено, нельзя.

    Многостраничные документы клеить нельзя. Но как же их сшивать? Ведь неправильная прошивка может обернуться, как минимум, отказом в регистрации органа, требующего предоставить пакет документов.

    Несмотря на то, что четкие инструкции относительно сшивания документации отсутствуют, необходимо ориентироваться на конкретные требования той инстанции, которая запрашивает информацию в виде прошитого пакета документов.

  • Полезным будет и ознакомление с общими рекомендациями по проведению прошивки документов, которые состоят из более чем одного листа. Она больше подходит для регистрации документации ООО.

    Как подшивать документы нитками на 2, 3 и 4 дырки, а также на уголок

    Термины и определения».

    Они собраны в брошюре или методических рекомендациях за 2009 год. Есть еще брошюра за 2004 год.
  • Приказ Федеральной налоговой службы от 25 января 2012 г. N ММВ-7-6/25. Согласно данному приказу отменяется обязательная прошивка документации при подаче документов на регистрацию организации или ИП, однако, ФНС все же предпочитает принимать прошитые листы.
  • Видео — как правильно подшивать дела: Прошивка документации в некоторых сферах ведения деятельности регламентируется отдельными постановлениями ответственных за сферу организаций.

    Так, для того чтобы подать бумаги в суд или налоговую инспекцию необходимо следовать нижеизложенным правилам:

    1. документы необходимо скрепить в 3 дырки;
    2. расстояние между проколами не должно превышать 3 см;

    Как правильно прошивать документы?

    Используя его, вы избежите немало проволочек и сбережете свое время.

    Так, прошивку в банковской сфере регулирует Инструкция ЦБ РФ «По делопроизводству в Центральном банке РФ». Требования при подаче документации в государственные учреждения отличаются от требований, предъявляемых к бумагам при сдаче, например, в архив.

    В ряде случаев, например, подача документов частным предпринимателем для государственной регистрации, неправильно подшитые документы вам будут возвращены для устранения недочетов. При прошивке документов вам понадобятся такие инструменты и материалы:

    1. Обложка дела 229×324 мм для архивных дел;
    2. Ножницы.
    3. Иголка (шило, дырокол) либо дрель – это зависит от количества сшиваемых листов;
    4. Нитки ЛШ-21 или банковский шпагат;
    5. Бумажная наклейка 4х8 см – лист-заверитель;
    6. Клей;

    Как правило, упорядочение и прошивку документов проводит сотрудник, которому это вменено приказом начальника или закреплено в служебной инструкции.

    При прошивке документов соблюдается такая последовательность:

    1. Документы складываются согласно датам или нумерации, в правильном порядке и правильной стороной.

    Как правильно прошивать документы — пошаговое руководство

    Подобные посторонние канцелярские принадлежности будут мешать в процессе сшивания, да и при последующем хранении документов они лишние.Затем пачку для сшивания нужно сложить ровно, чтобы каждый лист лежал одинаково со всеми остальными.

    Если за этим не проследить, то в результате скрепления пачка будет выглядеть неаккуратной, а края выбившихся листов замнутся. При слишком большом объеме сшиваемых листов для выравнивания применяется специальный инструмент.Подготовить нить длиной не менее 70 см.Еще раз следует проверить нумерацию и правильность сложенных в единую пачку документов.Далее, вооружившись иглой, специальным шилом или другим инструментом для проделывания отверстий в бумаге (зависит от толщины пачки), необходимо сделать три сквозных отверстия по вертикали. Расстояние между ними не должно быть менее 3 см.

    по отношению к центру листа.Взять

    Как правильно сшивать документы

    Начинают нумерацию с цифры 1. Опись не нумеруется. Для обложки выбирают специальную картонную обложку «Дело». Она бывает разных размеров и качества.

    Для прошивания стандартных документов используется обычный скоросшиватель формата А4. В документах нумеруются также и конверты.

    В этом случае конверт нумеруется в первую очередь, а за ним листы и фотографии, которые находились в нем. Если при нумерации документов была допущена ошибка, то ее зачеркивают одной чертой и продолжают нумерацию.

    При этом лист необходимо будет заверить надписью «Исправленному верить», поставить подпись ответственного лица и скрепить печатью. Как правильно заполнить рассказано здесь.

    Основные требования, предъявляемые к секретарю делопроизводителю, расписаны в предложенной . Последовательное и безошибочное заполнение журнала регистрации трудовых договоров приведено в данной .

    Перед процедурой сшивания документов необходимо удалить все скрепки и скобы от степлера.

    Сшиваем документы правильно: 7 основных шагов

    А если документы сшиты, для сканирования их приходится расшивать, что делает работу налоговиков вдвое сложнее. Однако регистрирующий орган вовсе не обязан проверять правильность расположения страниц в предоставленных документах.

    Вот почему нужно хотя бы скреплять скрепкой те документы, которые впоследствии вернутся к вам с отметкой регистрирующего органа (например, устав организации).

    1. Приказ ФНС России от 25.01.2012 N ММВ-7-6/25 (вступил в действие с 4 июля 2013 года)
    2. Приказ Министерства культуры РФ № 536 от 8 ноября 2005 г.
    3. ГОСТ 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело»
    4. Инструкции Центрального банка по документоведению

    Какими законами регулируется лизинговая деятельность в России?

    Ответ содержится

    1. Добавьте к блоку чистый лист для сопроводительной надписи.
    2. Убедитесь, что в получившейся пачке не больше 250 листов, а ее толщина меньше четырех сантиметров.

    Как грамотно прошить документы перед сдачей в архив или в налоговую

    Их размер 22,9 на 32,4 см, они нужны, чтобы сшить листы бумаги стандартного размера.

  • Нестандартные. Они нужны, если размер бумаг отличается от обычного формата А4, в таком случае форма и пропорции обложки коррелируют с форматом подшиваемой бумаги.
  • Для длительного хранения. Они имеют произвольный формат, но изготовлены из особо твердого картона.

    Такие обложки нужны, если документы должны храниться больше 25 лет.

  • На обложке проставляются данные:

    1. Индекс дела.
    2. Наименование подразделения организации (например, отдел кадров).
    3. Количество листов в подшивке.
    4. Срок хранения.
    5. Дата составления подшивки.
    6. Заголовок дела.
    7. Номер тома.
    8. Название организации.

    Опись Каждый комплект документов снабжается описью. В ней содержится информация:

    1. Название документа.
    2. Дата подшивки.

    Как правильно сшить документы

    Не все документы той или иной организации подлежат сшиванию, поэтому важно понимать, какие именно бумаги подходят для этой процедуры.