Главная - Раздел имущества - Как подшивать приказы в архив

Как подшивать приказы в архив


Как правильно подшивать документы по основной деятельности?


Вторая группа – приказы, оперативно регулирующие выполнение трудовой функции работником и имеющие срок хранения 5 лет:

  1. О привлечении к сверхурочным работам;
  2. О прекращении отстранения от работы и допуске к работе;
  3. О предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска работнику;
  4. Об отстранении от работы;
  5. О переносе ежегодного оплачиваемого отпуска;
  6. О привлечении работника к дисциплинарной ответственности;
  7. Об объявлении выговора.
  8. О направлении работника в краткосрочную командировку внутри страны;
  9. О снятии с работника дисциплинарной ответственности;
  10. О привлечении к работе в выходные и праздничные дни;
  11. Об отзыве из ежегодного оплачиваемого отпуска;

Подобная классификация приказов находит свое отражение в статье 19 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.

Приказы по личному составу – их формирование и хранение

Например, приказы об ежегодных отпусках могут составлять самостоятельное дело, о командировках – другое, хотя все они имеют пятилетний срок хранения. Хочу еще раз напомнить, что каждое самостоятельное дело должно быть внесено в .

При наличии приложения к приказу они формируются вместе – сначала приказ, затем приложение.

В то же время основания к приказам по личному составу помещаются отдельно от них.

В качестве основания к приказам могут выступать:

  1. личные заявления работников,
  2. копии личных документов и др.
  3. акты,
  4. и ,
  5. других организаций,
  6. представления,

Как правило, если в текущем делопроизводстве совместно формировали приказы и основания к ним, то в процессе подготовки для архивного хранения такие дела переформировывают для их разделения. Основания к приказам со сроком хранения 75 лет (например, заявление работника о приеме, перемещении и т.д.) обычно входят в соответствующее .

Оформляем дела на постоянное хранение

При этом слово «постоянно» может быть заменено синонимом, например, «бессрочно».

  1. Если организация не является источником комплектования государственного архива.

Графа 3 «Срок хранения документа» Перечня 2010 содержит сноску <*>, в которой указано, что срок хранения «постоянно» (Пост.) документов в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, не может быть менее десяти лет.

Речь идет только о тех документах, сроки хранения которых указаны в Перечне 2010.

Рекомендуем прочесть:  Расчет среднего заработка при неполном отработанном месяце 2023 года

Таким образом, если организация не является источником комплектования государственного (муниципального) архива, она должна хранить документы со сроком «постоянно» как минимум 10 лет, а затем вольна их уничтожить в штатном режиме наравне с делами, у которых к этому времени истечет срок хранения.

При этом в инструкции по делопроизводству или в другом локальном нормативном

Порядок формирования, подготовки и передачи дел в архив

Формирование дел осуществляется под непосредственным методическим руководством архива организации. 1.1.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования: — подшивать в дело только зарегистрированные, исполненные и оформленные документы в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Требования к оформлению документов» и других нормативных актов по делопроизводству; — включать в дело документы, соответствующие по своему заголовку номенклатуре дел с учетом содержания, разновидности и срока хранения; — группировать в дело законченные делопроизводством документы одного календарного года, за исключением переходящих дел и личных дел, которые формируются в течение всего периода работы специалиста в организации; — документы постоянного и временного сроков хранения

Подготовка документов по личному составу к архивному хранению


Срок хранения указанных документов в соответствии с Перечнем — 75 лет.

Исключения составляют:

  1. акты о несчастных случаях, связанных с производством — 45 лет;
  2. протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных комиссий — 15 лет;
  3. тарификационные ведомости — 25 лет;
  4. списки работников, уходящих на льготную пенсию, — 50 лет;
  5. протоколы заседаний комиссий по установлению трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет — 15 лет;

В течение установленных сроков организация обязана обеспечивать их сохранность и предоставлять гражданам и организациям в установленном законодательством порядке информацию и сведения, содержащиеся в этих документах. Организация работы с документами в учреждениях регламентируется нормативными правовыми документами: инструкциями, правилами, положениями и др., в которых изложен порядок

Подготовка дел службы кадров к передаче в архив организации

В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов, а также документы, подлежащие возврату. При формировании дел по кадрам необходимо соблюдать следующие основные требования: документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела; включать в дело по одному экземпляру каждого документа; каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов; группировать в дело документы одного календарного года; исключения составляют переходящие дела и личные дела,

Рекомендуем прочесть:  Финансовый резерв лайф от втб 24 как вернуть страховку

Как грамотно прошить документы перед сдачей в архив или в налоговую

Их размер 22,9 на 32,4 см, они нужны, чтобы сшить листы бумаги стандартного размера.

Формирование дел в службе кадров осуществляется под непосредственным методическим руководством архива организации (при его наличии) и службы делопроизводства организации.
  • Нестандартные. Они нужны, если размер бумаг отличается от обычного формата А4, в таком случае форма и пропорции обложки коррелируют с форматом подшиваемой бумаги.
  • Для длительного хранения.

    Такие обложки нужны, если документы должны храниться больше 25 лет.

    • На обложке проставляются данные:

    1. Название организации.
    2. Наименование подразделения организации (например, отдел кадров).
    3. Количество листов в подшивке.
    4. Заголовок дела.
    5. Срок хранения.
    6. Индекс дела.
    7. Дата составления подшивки.
    8. Номер тома.

    Опись Каждый комплект документов снабжается описью.

    Они имеют произвольный формат, но изготовлены из особо твердого картона.
    В ней содержится информация:

    1. Название документа.
    2. Дата подшивки.

    Как сшить приказы в архив

    Инфо Что касается бухгалтерской документации, рассчитанной на длительное хранение (свыше 10 лет), то ее прошивают на 5 отверстий.

    И учитывайте, что бумага для заверительной надписи также нужна особая – папиросная. Это делается для того, чтобы отчетливо был виден узел, что препятствует возможному нарушению целостности документа. Не забывайте о том, что прошивать документы имеет право тот человек, у которого это прописано в должностной инструкции.
    При наличии в личном деле невостребованных личных документов (удостоверений, свидетельств, трудовых книжек, военных билетов и т.п.) они вкладываются в конверт, который вместе с другими документами подшивается в дело.

    В начале каждого дела вкладывается чистый лист бумаги, в конце — лист-заверитель по установленной форме (приложение 1).

    В листе-заверителе цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов в деле, наличие пропущенных и литерных номеров, количество листов внутренней описи дела.

    Обязательно ли сшивать документацию в конце года? или можно хранить в скоросшивателе?

    Подготовка документов по личному составу к длительному хранению проводится работниками кадровой службы организации при методической помощи заведующего архивом организации (ответственного за архив).

    В случае если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, в качестве консультантов могут привлекаться работники соответствующего архивного учреждения. У многих складывается представление, что обработка документов представляет собой проведение работ по их переплету, нумерации листов, оформлению обложек дел и составлению на них описи.

    Это далеко не так. Прежде чем приступить к обработке дел, следует обратить внимание на правильность оформления документов и полноту их состава.

    Необходимо провести сверку всех распорядительных документов, наличие всех необходимых реквизитов: дат и номеров, подписей.