Как подшивать приказы в архив
Оглавление:
- Как правильно подшивать документы по основной деятельности?
- Приказы по личному составу – их формирование и хранение
- Оформляем дела на постоянное хранение
- Порядок формирования, подготовки и передачи дел в архив
- Подготовка документов по личному составу к архивному хранению
- Подготовка дел службы кадров к передаче в архив организации
- Как грамотно прошить документы перед сдачей в архив или в налоговую
- Как сшить приказы в архив
Как правильно подшивать документы по основной деятельности?
Вторая группа – приказы, оперативно регулирующие выполнение трудовой функции работником и имеющие срок хранения 5 лет:
- О привлечении к сверхурочным работам;
- О прекращении отстранения от работы и допуске к работе;
- О предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска работнику;
- Об отстранении от работы;
- О переносе ежегодного оплачиваемого отпуска;
- О привлечении работника к дисциплинарной ответственности;
- Об объявлении выговора.
- О направлении работника в краткосрочную командировку внутри страны;
- О снятии с работника дисциплинарной ответственности;
- О привлечении к работе в выходные и праздничные дни;
- Об отзыве из ежегодного оплачиваемого отпуска;
Подобная классификация приказов находит свое отражение в статье 19 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.
Приказы по личному составу – их формирование и хранение
Например, приказы об ежегодных отпусках могут составлять самостоятельное дело, о командировках – другое, хотя все они имеют пятилетний срок хранения. Хочу еще раз напомнить, что каждое самостоятельное дело должно быть внесено в .
При наличии приложения к приказу они формируются вместе – сначала приказ, затем приложение.
В то же время основания к приказам по личному составу помещаются отдельно от них.
В качестве основания к приказам могут выступать:
- личные заявления работников,
- копии личных документов и др.
- акты,
- и ,
- других организаций,
- представления,
Как правило, если в текущем делопроизводстве совместно формировали приказы и основания к ним, то в процессе подготовки для архивного хранения такие дела переформировывают для их разделения. Основания к приказам со сроком хранения 75 лет (например, заявление работника о приеме, перемещении и т.д.) обычно входят в соответствующее .
Оформляем дела на постоянное хранение
При этом слово «постоянно» может быть заменено синонимом, например, «бессрочно».
- Если организация не является источником комплектования государственного архива.
Графа 3 «Срок хранения документа» Перечня 2010 содержит сноску <*>, в которой указано, что срок хранения «постоянно» (Пост.) документов в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, не может быть менее десяти лет.
Речь идет только о тех документах, сроки хранения которых указаны в Перечне 2010.
Таким образом, если организация не является источником комплектования государственного (муниципального) архива, она должна хранить документы со сроком «постоянно» как минимум 10 лет, а затем вольна их уничтожить в штатном режиме наравне с делами, у которых к этому времени истечет срок хранения.
При этом в инструкции по делопроизводству или в другом локальном нормативном *>
Порядок формирования, подготовки и передачи дел в архив
Формирование дел осуществляется под непосредственным методическим руководством архива организации. 1.1.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования: — подшивать в дело только зарегистрированные, исполненные и оформленные документы в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.
Требования к оформлению документов» и других нормативных актов по делопроизводству; — включать в дело документы, соответствующие по своему заголовку номенклатуре дел с учетом содержания, разновидности и срока хранения; — группировать в дело законченные делопроизводством документы одного календарного года, за исключением переходящих дел и личных дел, которые формируются в течение всего периода работы специалиста в организации; — документы постоянного и временного сроков хранения
Подготовка документов по личному составу к архивному хранению
Срок хранения указанных документов в соответствии с Перечнем — 75 лет.
Исключения составляют:
- акты о несчастных случаях, связанных с производством — 45 лет;
- протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных комиссий — 15 лет;
- тарификационные ведомости — 25 лет;
- списки работников, уходящих на льготную пенсию, — 50 лет;
- протоколы заседаний комиссий по установлению трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет — 15 лет;
В течение установленных сроков организация обязана обеспечивать их сохранность и предоставлять гражданам и организациям в установленном законодательством порядке информацию и сведения, содержащиеся в этих документах. Организация работы с документами в учреждениях регламентируется нормативными правовыми документами: инструкциями, правилами, положениями и др., в которых изложен порядок
Подготовка дел службы кадров к передаче в архив организации
В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов, а также документы, подлежащие возврату. При формировании дел по кадрам необходимо соблюдать следующие основные требования: документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела; включать в дело по одному экземпляру каждого документа; каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов; группировать в дело документы одного календарного года; исключения составляют переходящие дела и личные дела,
Как грамотно прошить документы перед сдачей в архив или в налоговую
Их размер 22,9 на 32,4 см, они нужны, чтобы сшить листы бумаги стандартного размера.
Такие обложки нужны, если документы должны храниться больше 25 лет.
На обложке проставляются данные:
- Название организации.
- Наименование подразделения организации (например, отдел кадров).
- Количество листов в подшивке.
- Заголовок дела.
- Срок хранения.
- Индекс дела.
- Дата составления подшивки.
- Номер тома.
Опись Каждый комплект документов снабжается описью.
- Название документа.
- Дата подшивки.
Как сшить приказы в архив
Инфо Что касается бухгалтерской документации, рассчитанной на длительное хранение (свыше 10 лет), то ее прошивают на 5 отверстий.
В начале каждого дела вкладывается чистый лист бумаги, в конце — лист-заверитель по установленной форме (приложение 1).
В листе-заверителе цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов в деле, наличие пропущенных и литерных номеров, количество листов внутренней описи дела.
Обязательно ли сшивать документацию в конце года? или можно хранить в скоросшивателе?
Подготовка документов по личному составу к длительному хранению проводится работниками кадровой службы организации при методической помощи заведующего архивом организации (ответственного за архив).
Это далеко не так. Прежде чем приступить к обработке дел, следует обратить внимание на правильность оформления документов и полноту их состава.
Необходимо провести сверку всех распорядительных документов, наличие всех необходимых реквизитов: дат и номеров, подписей.